Gratis Excel-voorbeeld voor het plannen van uw contentkalender

Met een goed gevulde contentkalender houdt u grip op de continue stroom van blogs, nieuwsbrieven en social-mediaposts. Toch blijkt in veel Nederlandse mkb-bedrijven dat deadlines verschuiven, ideeën verdwijnen in inboxen en dat verschillende afdelingen langs elkaar heen werken. Een eenvoudig Excel-model helpt u dit direct op te lossen.

Dit model is speciaal gemaakt voor marketeers, communicatiemedewerkers en ondernemers die snel willen zien wat er live gaat, wanneer dit gebeurt en wie verantwoordelijk is. U hoeft geen dure software aan te schaffen of ingewikkelde onboarding te doorlopen; u opent simpelweg het bestand en begint.

Kernproblemen die het model oplost

• Geen overzicht over content voor blog, LinkedIn en e-mail
• Moeizame afstemming tussen tekstschrijvers, designers en sales
• Last-minute wijzigingen die leiden tot stress en fouten
• Tijdverlies door zoeken naar oude ideeën en assets
• Gebrek aan inzicht in campagne-resultaten voor evaluatie

Door alles centraal te beheren in één Excel-bestand bespaart u wekelijks uren aan overleg en correctierondes. Er is duidelijkheid over status, deadlines en benodigde actiepunten. Bovendien laat het jaarkalender-tabblad in één oogopslag zien waar nog gaten zitten, zodat u gericht nieuwe ideeën kunt ontwikkelen.

Veel gebruikers ervaren dat Excel de ideale tussenoplossing is: flexibel genoeg om zelf kolommen toe te voegen, maar strak genoeg om discipline af te dwingen. U kunt bijvoorbeeld snel een extra kolom invoegen voor budgetten of hashtags zonder dat de hele planning uit elkaar valt. Daardoor blijft het bestand relevant wanneer uw team groeit of uw kanalen veranderen.

Kortom: met dit gratis Excel-voorbeeld creëert u rust, structuur en consistentie in uw contentproces zonder extra kosten.

Het gratis contentkalender-model bestaat uit drie logisch opgebouwde werkbladen.

1. Jaarplanning

Dit tabblad geeft u twaalf maandoverzichten op rij. Elke cel vertegenwoordigt één dag en is gekoppeld aan de weekplanning. Door een eenvoudige dropdown kiest u het kanaal waarop de content verschijnt. Kleuren laten direct zien of het om blog, social media of nieuwsbrief gaat. Zo ziet u binnen twee seconden hoe druk een bepaalde week al is.

2. Weekplanning

Hier vult u de details van ieder stuk content in: titel, doel, call-to-action, verantwoordelijke en status. Wanneer u een datum kiest, wordt het item automatisch getoond in de jaarplanning. De statuskolom bevat een ingebouwde voortgangsbalk die vanzelf bijwerkt van ‘concept’ naar ‘gepland’ en ‘gepubliceerd’. U hoeft dus niet handmatig kleuren te wijzigen.

3. Ideeënbank

Een aparte lijst waarin alle ruwe ideeën worden verzameld. Via een eenvoudige keuzelijst kan een idee met één klik worden doorgeschoven naar de weekplanning. Zo raakt niets verloren en blijft uw team creatief zonder dat spreadsheets onoverzichtelijk worden.

• Dynamische telling: bovenaan ieder tabblad ziet u automatisch hoeveel items per kanaal in de pijplijn zitten.
• Persoonlijk dashboard: filter op verantwoordelijke om alleen uw eigen taken te tonen.
• Automatische feestdagen: Nederlandse feest- en vakantiedagen zijn vooraf ingevuld zodat u publicatiemomenten slim kunt plannen.
• Klik-klaar exports: verstuur een gefilterde planning direct als PDF naar stakeholders.

Alles is opgemaakt in neutrale bedrijfskleuren. U hoeft alleen uw logo toe te voegen en kunt het bestand daarna direct intern delen. Er zijn geen verborgen formules of macro’s; alles is transparant en eenvoudig te begrijpen. Het resultaat: een praktische tool die onmiddellijk waarde levert zonder leercurve.

Stel, u bent marketingmanager bij een groothandel in kantoorartikelen met tien mensen op de afdeling. Elke maand produceert u vier blogs, twee cases, een nieuwsbrief en dagelijkse LinkedIn-posts. Zonder strak overzicht kost het u minimaal twee uur per week om achter updates aan te jagen. Met het Excel-model verloopt het proces als volgt.

1. Brainstorm: Tijdens de maandelijkse meeting noteert u alle ideeën direct in het tabblad ‘Ideeënbank’. Elk idee krijgt alvast een onderwerp en doel.
2. Selectie en planning: U filtert op prioriteit en sleept de beste onderwerpen naar de weekplanning. Door de datum te kiezen verschijnen ze automatisch in het jaarkalender-overzicht.
3. Rollen toewijzen: In de kolom ‘Verantwoordelijke’ wijst u copy aan de tekstschrijver en afbeeldingen aan de designer. Beide collega’s filteren vervolgens simpelweg op hun naam om hun takenlijst te zien.
4. Voortgang bewaken: Iedere ochtend bekijkt u de automatische voortgangsbalken. Oranje betekent ‘in bewerking’, groen ‘klaar voor publicatie’. U ziet meteen of een item uitloopt en kunt ingrijpen vóórdat de deadline in gevaar komt.
5. Rapportage: Aan het einde van de maand filtert u op status ‘gepubliceerd’ en exporteert u het overzicht als PDF voor het management. U bespaart zo het handmatig kopiëren van gegevens naar PowerPoint.

Dit verkort de interne afstemming met zeker 60%. Daarnaast zorgt de jaarkalender ervoor dat u strategischer gaat plannen. U ziet bijvoorbeeld dat de introductiecampagne voor een nieuw product overlapt met de back-to-school-periode. Door het visuele overzicht verschuift u tijdig activiteiten om budgetten én aandacht optimaal te benutten.

Kleinere teams profiteren net zo goed. Een freelancer die zowel blogs als social-mediaposts voor klanten beheert, houdt met dezelfde spreadsheet meerdere merken gescheiden door een extra filterkolom ‘Klant’ toe te voegen. Zo voorkomt u verwarring en dubbele posts.

Kortom, of u nu een start-up bent of een volwassen mkb-bedrijf, dit contentkalender-model helpt u minder tijd te besteden aan spreadsheets en meer aan creatief werk dat omzet oplevert.

Waarom kiest u voor Excel in plaats van een fancy SaaS-tool? Ten eerste hebt u Excel al in huis; er zijn dus geen extra licentiekosten. Bovendien kent vrijwel iedereen in het bedrijf de basisfuncties, wat de adoptie versnelt.

Flexibiliteit zonder complexiteit

• U kunt kolommen hernoemen, formules wijzigen of extra tabbladen toevoegen zonder een beheerder in te schakelen.
• Wilt u toch koppelen met analytics? Kopieer gewoon statistieken vanuit Google Analytics of LinkedIn en plak ze in een extra sheet.

Volledige controle over data

Alle informatie staat op uw eigen server of OneDrive. Hierdoor voldoet u gemakkelijker aan AVG-richtlijnen en voorkomt u dat gevoelige campagnes op externe platforms belanden.

Kostenbesparing

SaaS-tools rekenen al snel €15 tot €50 per gebruiker per maand. Voor een team van vijf bespaart Excel jaarlijks honderden euro’s, geld dat u kunt herinvesteren in contentproductie.

Eenvoudige samenwerking

Dankzij gedeelde werkmappen in Microsoft 365 kunnen meerdere collega’s tegelijk in hetzelfde bestand werken. U ziet in realtime wie welke cel bewerkt, zonder versies te verliezen.

Integratie met bestaande processen

Veel bedrijven gebruiken Excel al voor budgetten, voorraadbeheer en salesrapportages. Door de contentkalender in hetzelfde ecosysteem te houden, creëert u één waarheid en voorkomt u dat data versnipperd raakt.

Tot slot: als uw team op termijn toch overstapt naar professionele planningsoftware, exporteert u de bestaande data eenvoudig als CSV. Zo verliest u niets en blijft de migratie soepel.