Gratis Excel-voorbeeld voor het maken van professionele facturen

Factureren lijkt eenvoudig, maar veel kleine bedrijven lopen dagelijks tegen dezelfde problemen aan: foutieve btw-percentages, vergeten factuurnummers en onduidelijke opmaak. Elk van deze fouten kost tijd en kan leiden tot vertraging in betalingen. Een goed Excel factuurmodel neemt deze zorgen weg.

Veelvoorkomende uitdagingen

• Handmatig kopiëren van bedragen uit offertes naar facturen.
• Inconsistent gebruik van btw-tarieven, vooral bij gemengde diensten.
• Geen helder overzicht van openstaande en betaalde facturen.
• Elke maand opnieuw het document opmaken en controleren.

Met het model ontvangt u een gestructureerd sjabloon waarin alle noodzakelijke elementen al aanwezig zijn. U hoeft slechts de klantgegevens en geleverde diensten in te voeren. De rest – van factuurnummering tot subtotaal – wordt automatisch afgehandeld. Voor zzp’ers en mkb is dit essentieel, omdat er vaak geen dedicated administratief medewerker beschikbaar is.

Daarnaast helpt het model bij het voldoen aan wettelijke eisen. De Belastingdienst stelt duidelijke regels voor wat er op een factuur moet staan. Door een standaardtemplate te gebruiken, verkleint u de kans op dure correcties achteraf. Tijd is geld; minder tijd aan administratie betekent meer tijd voor uw kernactiviteiten.

Het bestand excel-factuur_template_excel-1761932354652.xlsx is zorgvuldig opgezet voor direct gebruik. U vindt er één tabblad voor de factuur zelf en één tabblad voor uw klantenregister. De factuurpagina is al voorzien van uw verplichte bedrijfsgegevens, plaats voor een logo en een duidelijk gescheiden btw-sectie.

Belangrijkste onderdelen

• Dynamisch factuurnummer: elk nieuw document krijgt automatisch het volgende nummer, waardoor u geen dubbele nummers uitstuurt.
• Btw-calculator: selecteer 9% of 21% via een keuzemenu; het model rekent de juiste bedragen direct uit.
• Kortingsveld: vul een kortingspercentage in en zie meteen het aangepaste totaal.
• Betaalstatus: markeer of de factuur is betaald; in het overzicht ziet u in één oogopslag open posten.
• Klantendatabase: sla basisgegevens op; een vervolgfactuur is daarna slechts twee klikken werk.
• Verbergen van formules: formules zijn beschermd, zodat u niets per ongeluk overschrijft.

Alle cellen waarin u iets moet invullen zijn lichtgroen gemarkeerd. Dit voorkomt zoekwerk en versnelt het proces. Het template is bewust simpel gehouden: geen macros of ingewikkelde scripts, zodat iedereen het kan gebruiken.

Begin met het invullen van uw bedrijfsgegevens op het daarvoor bestemde tabblad. Voeg vervolgens uw logo toe voor een professionele uitstraling. Sla het bestand daarna op als uw basis­sjabloon.

Stap-voor-stap praktijkvoorbeeld

1. U ontvangt een opdrachtbevestiging van een nieuwe klant.
2. Open het sjabloon en kies de klant uit het uitklapmenu. Klantgegevens worden automatisch ingevuld.
3. Voer geleverde diensten in: omschrijving, aantal uren en tarief.
4. Selecteer het btw-percentage. Het model rekent subtotaal, btw en totaal voor u uit.
5. Sla de factuur op als pdf en mail deze direct vanuit uw mailprogramma.
6. Markeer de factuur als ‘verstuurd’ in het overzichtstabblad zodat u de status altijd kunt volgen.
7. Wanneer de betaling binnenkomt, zet u de status op ‘betaald’. Het overzicht past zich automatisch aan.

Deze simpele workflow bespaart gemiddeld 10–15 minuten per factuur. Stel dat u wekelijks vijf facturen stuurt, dan levert dat al snel een uur per week op – tijd die u kunt besteden aan klantcontact of acquisitie.

Excel is wijd beschikbaar, betaalbaar en bekend bij vrijwel iedereen. U hoeft geen nieuwe software aan te schaffen of medewerkers te trainen. Bovendien is een Excel-bestand makkelijk te back-uppen en te delen met uw boekhouder.

Praktische pluspunten

• Flexibiliteit: voeg eenvoudig nieuwe kolommen toe voor projectcodes of interne notities.
• Transparantie: uw accountant ziet in één bestand alle facturen en openstaande posten.
• Controle: doordat formules zichtbaar zijn, weet u precies hoe bedragen worden berekend.
• Integratie: exporteer het bestand naar PDF, deel via OneDrive of importeer in uw boekhoudpakket.
• Offline toegankelijk: geen internet? U kunt alsnog facturen maken en later verzenden.

Voor bedrijven die snel willen starten zonder extra kosten is Excel dus een logische keuze. U combineert de kracht van automatisering met de vertrouwdheid van een spreadsheet. Dat maakt het beheer van uw facturen simpel en efficiënt.