Gratis Excel-voorbeeld voor het beheren van klantrelaties

Iedere ondernemer weet hoe snel potentiële klanten uit beeld verdwijnen als er geen strak opvolgsysteem is. Een klant belt, u maakt een notitie, en voor u het weet ligt dat blaadje onder een stapel papier. Met dit CRM Excel-model voorkomt u zulke gemiste kansen. Het biedt één centrale plek waar alle klantgegevens, contactmomenten en verkoopkansen samenkomen. Zo hoeft u niet langer te zoeken in e-mails, agenda’s of losse Excel-lijstjes.

Typische problemen zonder structuur

• Onvolledige klantgegevens verspreid over meerdere bestanden.
• Vergeten follow-up afspraken waardoor leads afkoelen.
• Onduidelijkheid over welke offertes nog openstaan.
• Gebrek aan inzicht in de verkoop­pipeline.

Het gratis model lost deze punten op door alles te bundelen in één gebruiksvriendelijke spreadsheet. U hoeft geen nieuwe software te leren, geen licenties af te sluiten en ook niet uw hele team te trainen. Excel is vertrouwd voor vrijwel elke medewerker, waardoor de adoptie moeiteloos verloopt. Bovendien bespaart u direct kosten: vergelijkbare cloud-CRM’s vragen al gauw €20 per gebruiker per maand.

Per 15 september 2025 merken veel mkb-bedrijven dat klanten hogere service-verwachtingen hebben. Snel kunnen antwoorden op vragen en professionele opvolging maken hierbij het verschil. Wanneer alle interacties in dit model staan, hebt u tijdens een telefoontje in seconden de volledige gespreksgeschiedenis voor u. Dat zorgt voor vertrouwen bij de klant én meer kans op herhaal­opdrachten.

Kortom, u heeft dit model nodig om grip te houden op uw groeiende klantbestand, om geen omzet te laten liggen en om uw team één duidelijke werkmethodiek te geven. Alles zonder ingewikkelde IT-trajecten.

Dit CRM-model is opgebouwd uit vier logische tabbladen die direct bruikbaar zijn. U hoeft alleen de eerste keer uw eigen gegevens in te voeren.

1. Klantendatabase

• Velden voor bedrijfsnaam, contactpersoon, functie, telefoon en e-mail.
• Dropdowns voor sector, status en prioriteit zodat invoer consequent is.

2. Lead- & dealtracker

• Kolommen voor dealbedrag, kans­percentage en verwachte sluitingsdatum.
• Automatische berekening van verwachte omzet per maand.

3. Activiteitenlogboek

• Registratie van belafspraken, e-mails, meetings en follow-ups.
• Kleurcodering op basis van deadline: rood = vandaag, oranje = komende week, groen = op schema.

4. Dashboard

• Snel overzicht van openstaande deals per fase.
• Grafiek met gescoorde omzet versus target.
• Lijst van “hot leads” waarvoor nog actie nodig is.

Door deze indeling ziet iedereen in het team direct waar de aandacht naartoe moet. U verspilt geen tijd meer aan het samenstellen van rapportages; het dashboard vernieuwt automatisch zodra u nieuwe gegevens invoert. Hoewel er slimme formules op de achtergrond draaien, merkt de gewone gebruiker daar niets van. Het draait om het praktische voordeel: in één oogopslag weten welke klant op welke dag benaderd moet worden.

Verder bevat het bestand een kort tabblad “Instructies” met duidelijke stappen om het model naar wens aan te passen. Denk aan het toevoegen van extra verkoopfasen of het wijzigen van kleurenschema’s naar uw huisstijl. Zo maakt u het model in een paar minuten ‘eigen’ zonder dat er technische kennis nodig is.

Het succes van een CRM staat of valt met consequent gebruik. Start daarom met een korte interne sessie waarin u het Excel-bestand deelt en afspreekt wie welke gegevens bijwerkt. Begin klein: importeer eerst uw huidige klanten en prospects. Plan vervolgens wekelijks een kwartier om nieuwe interacties bij te werken. Binnen één maand zult u merken dat het team minder misverstanden heeft over wie een klant wanneer belt.

Praktisch scenario 1: Accountmanagement

• Een accountmanager filtert op ‘vervaldatum contract binnen 60 dagen’ en belt proactief voor verlenging. Dit voorkomt omzetverlies door contractbeëindiging.

Praktisch scenario 2: Salesmeeting

• Tijdens de maandagmeeting opent u het Dashboard-tabblad. In plaats van lange discussies over wie wat doet, spreekt iedereen direct acties af op basis van de lijst ‘hot leads’.

Praktisch scenario 3: Marketingcampagne

• Filter op sector = ‘IT-dienstverlening’ en exporteer e-mailadressen voor een gerichte mailing. Geen gedoe met versnipperde lijstjes en dubbele adressen.

Door structureel met dit model te werken, verkort u de sales­cyclus. Een mkb-bedrijf uit Utrecht zag de gemiddelde doorlooptijd van lead tot betaling dalen van 45 naar 30 dagen, simpelweg doordat follow-ups zichtbaar waren en nooit meer werden vergeten. Bovendien geeft het overzicht rust: medewerkers weten precies wat er speelt en managers kunnen beter forecasten.

Omdat het model in Excel draait, kunt u het gemakkelijk koppelen aan bestaande documenten, zoals prijslijsten of offerte­sjablonen. Gebruik functies als VLOOKUP of XLOOKUP om prijzen automatisch in te laden. Zo ontstaat een gestroomlijnde workflow van eerste contact tot factuur, zonder extra software-abonnementen.

Veel ondernemers vragen zich af of Excel nog wel volstaat in 2025 nu er talloze online CRM-pakketten zijn. De waarheid is dat Excel voor het mkb nog steeds enorme voordelen biedt, zeker wanneer het gaat om kosten, flexibiliteit en eigenaarschap van data.

Geen terugkerende kosten

• Eenmalig gratis: U betaalt niets per gebruiker, terwijl SaaS-CRM’s de kosten per medewerker snel laten oplopen.
• Budgetvrijheid: Het geld dat u bespaart, kunt u investeren in marketing of productontwikkeling.

Volledige controle over data

• Uw bestand staat lokaal of in uw eigen cloud, conform Europese privacy-eisen.
• Geen vendor lock-in: U kunt het model op elk moment uitbreiden of in een ander systeem importeren.

Flexibiliteit en maatwerk

• Voeg velden toe, verwijder kolommen of pas formules aan zonder technische belemmeringen.
• Integreer met bestaande Excel-tools zoals prijscalculaties of voorraadbeheer voor een alles-in-één overzicht.

Bekendheid binnen het team

• Iedereen kent Excel al; er is dus geen leercurve.
• Minder weerstand bij implementatie vergeleken met een nieuw softwarepakket.

Daarnaast is Excel offline beschikbaar. Krijgt uw buitendienstmedewerker geen internetverbinding? Geen probleem. Hij kan toch de klantgegevens opvragen en later synchroniseren in uw gedeelde OneDrive-map. Deze praktische voordelen maken Excel nog steeds een krachtig gereedschap voor klantgerichte mkb-teams.