Gratis Excel-voorbeeld voor het bijhouden van werkuren

Als ondernemer weet u hoe snel kostbare tijd verloren gaat aan het handmatig noteren en controleren van werkuren. Onvolledige urenbriefjes, onleesbare handschriften of het zoeken naar ontbrekende regels leiden tot frustratie en verlies van billable hours. Met dit gratis Excel-model voorkomt u die problemen. U hoeft niet langer per dag losse aantekeningen over te typen: één bestand volstaat voor uw hele team. Dat betekent minder fouten, minder vragen aan collega’s en vooral minder uren op kantoor buiten facturabele tijd.

Concrete tijdsbesparingen

• Automatische totalen: dagelijks ingevoerde uren worden automatisch opgeteld per week en maand. U ziet in één oogopslag wie zijn targets haalt.
• Minder nacalculatie: doordat uren meteen per project worden geboekt, weet u direct of een project nog binnen budget zit.
• Foutdetectie: ingebouwde kleurwaarschuwingen signaleren wanneer iemand meer dan 24 uur in één dag boekt of wanneer velden leeg blijven.

Bedrijven die dit model hebben geïmplementeerd, rapporteren gemiddeld een vermindering van 30% op administratieve verwerkingstijd. Dat betekent dat uw backofficemedewerker zich kan focussen op klantcontact, offertes of andere waardevolle taken in plaats van op eindeloze spreadsheets.

Daarnaast vergroot u de tevredenheid bij zowel medewerkers als klanten. Medewerkers hoeven niet te gissen hoeveel uren al geregistreerd zijn en klanten ontvangen sneller een duidelijke factuur. Met een transparant urenoverzicht is het makkelijker om vragen over facturen af te handelen, wat bijdraagt aan een professionele uitstraling en snellere betalingen.

Dit model bestaat uit gebruiksvriendelijke tabbladen die logisch op elkaar aansluiten. Bij het openen ziet u een Dashboard met een samenvatting van gewerkte uren per medewerker en per project. Vanuit dit overzicht klikt u door naar individuele week- of maandbladen. Elk blad bevat vooraf ingestelde tijdvakken van maandag tot en met zondag, aangevuld met kolommen voor projectcodes en opmerkingen.

Belangrijkste onderdelen

• Weekoverzicht: vul dagelijks begin- en eindtijd in en laat Excel automatisch pauzes en totaaluren berekenen.
• Maandoverzicht: een gecondenseerde weergave met optellingen per week, ideaal voor salarisadministratie en jaarurenevaluaties.
• Facturatieblad: filter eenvoudig op klant of project en exporteer het resultaat naar PDF of uw boekhoudpakket.
• Overurenmonitor: bij meer gewerkte uren dan contractueel toegestaan verschijnt automatisch een waarschuwing.
• Instellingen: pas binnen enkele klikken uurloon, btw-tarief of huisstijlkleuren aan zonder kennis van formules.

Het model maakt slim gebruik van dropdown-lijsten zodat niemand per ongeluk verkeerde projectcodes intikt. Bovendien zijn alle cellen met formules beveiligd tegen onbedoeld overschrijven. U kunt dit naar wens uitschakelen, maar voor de meeste gebruikers is het een geruststelling dat berekeningen intact blijven.

Kortom, u krijgt geen complexe ‘bouwdoos’, maar een kant-en-klaar sjabloon waarmee u direct productiever bent. Zelfs als u maar af en toe Excel opent, vindt u moeiteloos de velden die u moet invullen. Alles wat overblijft, is het dagelijkse routineklusje: start- en eindtijden invoeren. De rest gaat vanzelf.

Stel, u runt een installatiebedrijf met vijf monteurs. Elke monteur werkt op meerdere projecten per week, en aan het einde van de maand moet u alle uren verzamelen om klanten te factureren. In plaats van losse papieren bonnen verzamelt u nu de Excel-bestanden die elke monteur dagelijks bijhoudt op zijn tablet. Omdat het sjabloon overal dezelfde structuur heeft, kunt u de maandtabbladen eenvoudig samenvoegen in één bestand voor uw back-office.

Stap-voor-stap voorbeeld

1. Invullen onderweg: monteurs openen het bestand op hun telefoon of tablet, selecteren het juiste project en vullen begin- en eindtijd in. Een pauzekolom berekent automatisch de betaalde uren.
2. Dagelijkse controle: de planner controleert in het Dashboard of alle monteurs hun uren hebben ingediend. Rode markering betekent dat er nog velden ontbreken.
3. Projectanalyse: aan het einde van de week filtert u op projectcode. U ziet direct of u binnen de begrote uren blijft. Bij overschrijdingen communiceert u tijdig met de klant.
4. Facturatie: klik op ‘Maak factuur’ in het facturatieblad. De uren en tarieven worden meteen overgenomen in uw offerte- of facturatiesoftware.
5. Rapportage: exporteer het Dashboard naar PDF voor uw maandelijkse managementmeeting. Zo ziet u welke projecten winstgevend zijn en waar optimalisatie nodig is.

Dit proces is even effectief voor een marketingbureau, een schoonmaakbedrijf of een IT-dienstverlener. Elk bedrijf dat uren verkoopt, profiteert van één centraal document dat zowel planning, urenregistratie als nacalculatie dekt. Het resultaat? Minder administratieve overhead, meer facturabele uren en een duidelijk beeld van de winstgevendheid per project of klant.

Veel bedrijven stappen weliswaar over op dure cloud-systemen voor tijdregistratie, maar Excel blijft een krachtig alternatief. U heeft waarschijnlijk al een licentie en uw team kent het programma. Dat maakt de introductie van een nieuw sjabloon vrijwel frictieloos.

Belangrijkste voordelen

• Kostenbesparing: geen maandelijkse abonnementen of verborgen kosten. U betaalt niets extra en behoudt volledige controle over uw gegevens.
• Flexibiliteit: voeg eenvoudig kolommen toe, pas de huisstijl aan of integreer het sjabloon met bestaande Excel-rapportages.
• Offline beschikbaar: werken zonder internet? Geen probleem. Medewerkers kunnen hun uren bijhouden op locatie en later synchroniseren.
• Bekende interface: medewerkers hoeven geen nieuw systeem te leren. Ze voelen zich direct vertrouwd met tabbladen, cellen en dropdown-menu’s.
• Gemakkelijke export: Excel converteert moeiteloos naar PDF, CSV of importbestanden voor uw boekhoudsoftware.

Bovendien behoudt u de volledige datavrijheid. U bent niet afhankelijk van de voorwaarden van een SaaS-leverancier en u kunt gegevens archiveren op uw eigen server. Compliance en AVG-vereisten zijn daardoor eenvoudiger te beheren.

Tot slot is Excel ideaal voor kleine en middelgrote ondernemingen die snel willen starten zonder te investeren in consultancy. Met dit gratis sjabloon zet u binnen één uur een solide urenregistratie op, terwijl een gespecialiseerd pakket vaak weken van implementatie en training vereist.