Gratis Excel-voorbeeld voor het opstellen van een ISO 9001 checklist

Veel mkb-bedrijven willen aan ISO 9001 voldoen om nieuwe klanten aan te trekken, tenderkansen te vergroten en interne processen te verbeteren. Toch blijkt het voorbereiden van interne audits vaak tijdrovend en chaotisch. Losse notities verdwijnen, actielijsten raken versnipperd en tijdens externe audits ontbreekt het overzicht. Met dit gratis Excel-model voorkomt u die problemen.

Typische uitdagingen zonder gestructureerde checklist

• Onvolledige dekking van alle ISO-artikelen, waardoor belangrijke eisen worden gemist.
• Geen centrale plek om bewijsmateriaal te bewaren, wat leidt tot zoekwerk tijdens audits.
• Acties worden niet opgevolgd, omdat deadlines en verantwoordelijken onduidelijk zijn.
• Auditors verliezen veel tijd aan administratieve taken in plaats van waarde toevoegen.

Het model biedt een kant-en-klare structuur waarin elke eis van ISO 9001:2015 al is opgenomen. U hoeft dus niet zelf de normtekst om te zetten in kolommen. De checklist is ontworpen voor mkb-organisaties in productie, dienstverlening en handel. Door simpelweg beoordelingen in te vullen, bouwt u automatisch een compleet auditrapport op.

Bovendien bevordert een heldere checklist de betrokkenheid van afdelingen. Teamleiders zien direct welke punten hen raken en welke acties zij moeten nemen. Dit verhoogt de kans dat verbeteringen daadwerkelijk worden doorgevoerd, wat weer leidt tot minder afwijkingen bij de externe audit en uiteindelijk lagere kosten.

Kortom, dit Excel-model bespaart niet alleen tijd, maar vermindert ook stress rond audits en versterkt het kwaliteitsbewustzijn in uw hele organisatie.

Het bestand excel-iso_9001_checklist_excel_template-1757955361689.xlsx opent u direct in Excel. U vindt vier overzichtelijke tabbladen:

• Checklist – De kern van het model. Alle 10 hoofdstukken en 45 sub-artikelen van ISO 9001:2015 staan al ingevuld. Naast elk artikel ziet u kolommen voor beoordeling (Conform/Niet Conform), bewijsmateriaal, verantwoordelijke en streefdatum.
• Actielijst – Dit tabblad verzamelt automatisch alle niet-conforme punten en toont prioriteit, eigenaar en deadline. Zo mist u geen enkele actie.
• Dashboard – Een visueel voortgangsoverzicht geeft in één oogopslag het percentage conformiteit per hoofdstuk. Rood-geel-groen kleurcodering laat zien waar u moet bijsturen.
• Instructie – Korte, heldere toelichting op gebruik, zodat elke medewerker binnen vijf minuten aan de slag kan.

Alle formules en filters zijn al ingesteld. U hoeft alleen dropdown-menu’s te gebruiken om uw bevindingen te registreren. Geen complexe macro’s, dus het werkt in vrijwel elke Excel-versie.

Het model bevat ook voorbeelddata, zodat u meteen ziet hoe het werkt. Die voorbeelden kunt u met één druk op de knop wissen via een simpele helder gemarkeerde knop ‘Reset voorbeelddata’.

Tenslotte is er ruimte om uw eigen logo en huisstijlkleuren toe te voegen. Op die manier presenteert u een professioneel auditrapport aan directie of externe auditor zonder extra opmaakwerk.

Begin met het aanpassen van de basisgegevens op het tabblad Checklist: bedrijfsnaam, verantwoordelijke auditor en auditdatum. Vervolgens loopt u samen met de betrokken afdelingen elk artikel door.

Stap-voor-stap aanpak

1. Selecteer beoordeling – Gebruik de dropdown om ‘Conform’, ‘Niet Conform’ of ‘Niet van toepassing’ te kiezen.
2. Noteer bewijs – Voeg korte, concrete observaties toe, bijvoorbeeld ‘Procedure QP-04 aanwezig, versie 2025-07’.
3. Wijs acties toe – Wanneer iets niet conform is, vult u direct een verantwoordelijke persoon en een streefdatum in. De regel verschijnt automatisch in de Actielijst.
4. Controleer dashboard – Na elk hoofdstuk bekijkt u het voortgangspercentage. Afdelingen zien direct waar zij goed scoren en waar verbetering nodig is.
5. Evalueer periodiek – Plan maandelijkse follow-up-meetings. Filter in de Actielijst op vervallen deadlines en stuur gerichte reminders.

Dankzij deze gestructureerde werkwijze ontstaat er minder discussie over ‘wie wat zou doen’. Verantwoordelijkheden zijn helder en visueel zichtbaar. Dit motiveert teams om sneller acties af te ronden.

Praktijkvoorbeeld: een technisch dienstverlenend bedrijf merkte dat het aantal openstaande audit-acties met 60% daalde binnen drie maanden na invoering van dit model. Doordat deadlines duidelijk waren, kon het bedrijf aantonen dat afwijkingen tijdig werden weggewerkt. Bij de hercertificering kreeg het zelfs een compliment van de auditor over de transparantie van de actielijst.

Door de tijdswinst (minder handmatig overtypen) kan de kwaliteitsmanager zich focussen op verbeterprojecten in plaats van administratie. Zo draagt het model direct bij aan hogere klanttevredenheid en lagere faalkosten.

Excel is in bijna elk bedrijf al aanwezig. Dat betekent nul extra licentiekosten en geen leercurve voor nieuwe software. Bovendien zijn collega’s gewend aan rijen en kolommen, wat de acceptatiegraad verhoogt.

Belangrijkste pluspunten

• Flexibiliteit – U kunt eenvoudig extra regels of kolommen toevoegen voor branchespecifieke eisen, zonder afhankelijk te zijn van een softwareleverancier.
• Transparantie – Dankzij filters en voorwaardelijke opmaak ziet iedereen in één klik welke acties urgent zijn. Dit voorkomt miscommunicatie.
• Integratie – Excelbestanden koppelt u moeiteloos aan SharePoint, Teams of OneDrive, zodat meerdere medewerkers tegelijk kunnen werken aan dezelfde checklist.
• Exportmogelijkheden – Rapportages exporteert u snel naar PDF om met klanten of auditors te delen, zonder extra tools.

Bovendien blijft uw data onder eigen beheer. Dit is belangrijk als u vertrouwelijke informatie rondom kwaliteitsissues niet in externe cloudsystemen wilt opslaan. Met versiebeheer in OneDrive behoudt u toch alle revisies.

Kortom, een Excel-gebaseerde ISO 9001 checklist combineert gebruiksgemak met professionele resultaten. Zo haalt u het maximale uit een tool die u al in huis heeft.