Gratis Excel-voorbeeld voor het opstellen van een draaiboek

Een goed draaiboek is de ruggengraat van ieder project of evenement. Toch merken veel Nederlandse mkb’s dat het overzicht snel vervliegt zodra taken, deadlines en kosten zich opstapelen. Een simpel Excel-bestand waarin alles bij elkaar staat, voorkomt dat u losse notities, e-mails en mondelinge afspraken moet doorzoeken. Het geeft direct antwoord op vragen als: ‘Wat moet er morgen gebeuren?’, ‘Wie is verantwoordelijk?’ en ‘Blijven we binnen budget?’

Veelvoorkomende problemen zonder gestructureerd draaiboek

• Taken worden dubbel of helemaal niet uitgevoerd.
• Deadlines verschuiven onopgemerkt en leveren stress op.
• Kosten lopen op doordat niemand realtime budgetten bijhoudt.
• Teamleden missen actuele informatie en stellen steeds dezelfde vragen.

Ons gratis Excel-draaiboek lost deze pijnpunten op door heldere kolommen voor taak, verantwoordelijke, deadline, status en kosten te combineren met een automatisch voortgangspercentage. U hoeft niet te investeren in dure projectsoftware en u vermijdt complexe implementaties. Met één download beschikt u over een betrouwbaar systeem dat zowel startende ondernemers als ervaren projectleiders direct tijd bespaart.

Bovendien is Excel in vrijwel elk bedrijf al aanwezig. Dat maakt het delen en aanpassen van dit model kinderlijk eenvoudig; iedereen kan het openen zonder extra licenties. Integreer het bestand in Teams of SharePoint en uw hele team werkt altijd in dezelfde versie. Zo houdt u grip op projecten en blijft er meer tijd over voor service, sales of productontwikkeling.

Het draaiboekmodel bestaat uit meerdere tabbladen die logisch op elkaar aansluiten. Tabblad ‘Takenplanning’ geeft een overzichtelijke lijst van alle activiteiten, inclusief verantwoordelijken en geplande uren. Met een kleurcode ziet u in één oogopslag of een taak ‘Open’, ‘Bezig’ of ‘Afgerond’ is.

Op het tabblad ‘Budget’ registreert u geraamde kosten en werkelijke uitgaven. Een eenvoudige voortgangsbalk toont automatisch hoeveel procent van het budget al is benut. Gaat u over de grens? Dan kleurt de cel rood, zodat u meteen kunt bijsturen.

Het dashboard vertaalt deze gegevens naar heldere grafieken en draaitabellen. Hier ziet u per categorie (bijvoorbeeld locatie, personeel of marketing) hoeveel er nog beschikbaar is. Daarnaast toont een compacte Gantt-balk de planning per week, zodat u snel kunt presenteren aan collega’s of klanten.

• Automatisch berekende einddatum op basis van sub-taken
• Selectievakjes voor snelle statusupdates vanuit het team
• Drop-downmenus voor verantwoordelijken; voorkomt typfouten
• Vooraf ingestelde filters op datum, afdeling en prioriteit

Elk tabblad is voorzien van instructieballonnen. Deze korte opmerkingen leggen uit wat u moet invullen zonder dat u een handleiding hoeft te lezen. Zo kunt u het model in minder dan tien minuten configureren voor uw eigen project, of het nu gaat om een open dag, productlancering of interne reorganisatie.

Stel dat u een middelgroot installatiebedrijf bent en een nieuwe vestiging opent. U heeft te maken met aannemers, leveranciers, marketingactiviteiten en wervingscampagnes. Door het Excel-draaiboek te kopiëren en namen van activiteiten aan te passen, zet u in een uur een compleet projectplan op.

Stap 1: Taken importeren

Lijst alle taken in het tabblad ‘Takenplanning’. Gebruik de aanwezige categorieën of maak uw eigen. Wijs direct verantwoordelijken toe via het drop-downmenu, zodat iedereen weet wat er van hem of haar wordt verwacht.

Stap 2: Deadlines en alarmsignalen instellen

Vul per taak een deadline in. Het model vergelijkt deze automatisch met de actuele datum van 16 september 2025 en markeert taken die binnen drie dagen aflopen in oranje. Zo springt uw team direct bij waar nodig.

Stap 3: Budget en realisatie koppelen

Op het tabblad ‘Budget’ noteert u de verwachte kosten per taak. Zodra facturen binnenkomen, vult u de realisatie in. Het dashboard laat in een cirkeldiagram zien hoeveel budget er nog vrij is. Bij overschrijding krijgt u een rood signaal, nog voordat de winstgevendheid in gevaar komt.

Stap 4: Wekelijkse voortgangsmeeting

Print het dashboard of deel het scherm in Teams. De voortgangsindicatoren en Gantt-balk geven een duidelijke statusupdate zonder lange spreadsheets door te nemen. Uw meeting duurt daardoor geen uur, maar hooguit twintig minuten.

Ditzelfde principe werkt ook voor kleinere projecten zoals een marketingcampagne of het organiseren van een relatiedag. Het model schaalbare karakter maakt het geschikt voor zowel teams van vijf als vijftig personen. Zo verhoogt u efficiëntie en verlaagt u kosten, puur door slim gebruik van een gratis Excel-bestand.

Excel is al decennialang het Zwitserse zakmes van de kantooromgeving. Voor Nederlandse mkb’s betekent dat meteen beschikbare software zonder extra licentiekosten. Wanneer u een draaiboek in Excel onderbrengt, profiteert u van directe toegankelijkheid; elke medewerker kan het bestand openen op laptop, tablet of mobiel.

• Eén bron van waarheid – Geen versnipperde informatie over verschillende documenten en chatberichten.
• Realtime samenwerking – Via OneDrive of SharePoint werkt u tegelijk in hetzelfde bestand, zonder versies te verwarren.
• Eenvoudige aanpasbaarheid – Voeg snel kolommen toe of pas de stijl aan uw huisstijl aan, zonder dure ontwikkelaars.
• Koppeling met andere tools – Importeer gegevens uit Outlook of exporteer rapportages naar PowerPoint met een paar klikken.
• Bekende interface – Uw team hoeft geen nieuwe software te leren; de leercurve is minimaal.

Daarnaast biedt Excel krachtige maar onzichtbare functies zoals voorwaardelijke opmaak en eenvoudige draaitabellen. In dit specifieke draaiboek zijn ze al voorgeconfigureerd, waardoor u de voordelen krijgt zonder de technische inrichting. Daarmee wint u elke week kostbare uren die u kunt inzetten voor klantcontact, productontwikkeling of strategische groei.