Gratis Excel-voorbeeld voor het voorbereiden van de btw-aangifte

Elke ondernemer in Nederland kent de druk van btw-deadlines. Of u nu maandelijks of per kwartaal aangifte doet, de Belastingdienst verwacht exacte cijfers. Typische problemen? Stapels bonnetjes, verouderde tabellen en slordige notities. Dit kost niet alleen tijd, maar leidt ook tot dure fouten. Met ons gratis Excel-model bundelt u alle gegevens op één plek. U vult slechts uw verkopen en inkopen in – de rest gaat vanzelf. Het model telt per tarief (0%, 9%, 21%) en per periode op, zodat u direct ziet wat u moet betalen of terugkrijgen.

Veelvoorkomende frustraties zonder model

• Handmatig herhalen van formules en tabellen.
• Verkeerde afrondingen waardoor de aangifte wordt afgekeurd.
• Geen duidelijk onderscheid tussen binnen- en buitenlandtransacties.
• Tijdrovend zoeken naar bedragen wanneer de boekhouder vragen stelt.

Ons Excel-voorbeeld neemt deze struikelblokken weg. Het startdashboard laat in één oogopslag zien of u klaar bent voor verzending. Een duidelijk stoplichtsysteem geeft aan of er nog lege cellen zijn. Hierdoor hoeft u niet meer te stressen op de dag dat het portaal sluit. Resultaat: minder fouten, minder stress en meer tijd voor uw klanten.

Het bestand excel-btw_aangifte_excel_template-1757954803167.xlsx opent met een overzichtelijk menu. Het model bestaat uit vier goed georganiseerde tabbladen:

• Dashboard: toont direct uw te betalen of te ontvangen btw, inclusief waarschuwingen bij ontbrekende gegevens.
• Verkopen: een tabel waarin u factuurnummer, klantnaam, datum, omzet en btw-tarief invoert. Het model berekent automatisch de verschuldigde btw per regel.
• Inkopen: hetzelfde principe voor uw kosten, met automatische berekening van aftrekbare btw.
• Samenvatting: een kant-en-klaar overzicht met de bedragen die u slechts hoeft over te typen in het portaal van de Belastingdienst.

Ieder tabblad bevat vastgezette kolomkoppen, zodat u ook bij lange lijsten altijd ziet wat u invoert. Conditional formatting markeert inconsistenties, bijvoorbeeld wanneer omzet leeg is maar wel een btw-tarief staat ingevuld. Daarnaast kunt u met een dropdown aangeven of de factuur betrekking heeft op de EU of buiten de EU. Dat bespaart later zoeken naar ICP-opgaven.

Het model is lichtgewicht en bevat géén macro’s, waardoor uw IT-afdeling of antivirussoftware geen alarm slaat. Toch biedt het slimme formules die herrekeningsfouten voorkomen. Dankzij de neutrale kleuren en ruimte voor uw logo presenteert u professionele rapporten aan uw accountant.

Stap 1: kopieer uw bestaande factuurregels naar het tabblad Verkopen. Freelancers plakken eenvoudig de export uit hun facturatie-app; winkels importeren een CSV uit de kassasoftware. Het model deelt de omzet automatisch over 0%, 9% en 21%.

Stap 2: voeg uw inkoopfacturen toe. Gebruik de standaardkolommen of breid ze uit met kostensoorten. U ziet direct welk deel van uw kosten aftrekbaar is.

Stap 3: kies de periode (maand, kwartaal of jaar) in het Dashboard. Het overzicht past zich direct aan. Zo weet u midden in het kwartaal al of u moet sparen voor een betaling.

Praktische scenario’s

• Webshop: verreken eenvoudig retourzendingen door een negatief bedrag in te voeren; het totaal past zich aan zonder handmatig puzzelen.
• Consultant: maak een aparte kolom voor buitenlandse klanten; het model zet dit klaar voor uw ICP-opgave.
• Kapper: onderscheid producten (21%) van behandelingen (9%) met één dropdown per regel.

De tijdwinst is direct merkbaar. Een zzp’er die eerder een middag kwijt was, rondt zijn aangifte nu in 20 minuten af. Een middelgrote handelaar bespaart tot 25% op accountantskosten, omdat cijfers schoner worden aangeleverd. Meer grip betekent betere cashflow-planning. U ziet immers eerder of een teruggave onderweg is.

Excel is veelzijdig en betaalbaar. Terwijl online boekhoudpakketten vaak maandelijkse kosten rekenen per gebruiker, is Excel al beschikbaar binnen Microsoft 365. Door een btw-aangifte template te gebruiken, benut u die kracht maximaal zonder extra investeringen.

Concrete voordelen

• Volledige controle: alle formules zijn zichtbaar en aanpasbaar. U zit niet vast aan gesloten software.
• Flexibiliteit: voeg kolommen toe voor specifieke subsidies of margeregelingen zonder op een update te wachten.
• Interoperabiliteit: exporteer eenvoudig naar PDF voor uw accountant of importeer bankmutaties via CSV.
• Geen leercurve: de meeste ondernemers kennen de basis van Excel al. Hierdoor kost overstappen geen trainingstijd.
• Off-line beschikbaar: werk aan uw aangifte ook wanneer u geen internet heeft, bijvoorbeeld onderweg.

Daarnaast blijft uw data lokaal. U bepaalt zelf wie toegang krijgt en voorkomt zorgen over privacy. Door de ingebouwde foutcontroles minimaliseert u de kans op naheffingen. Tot slot sluit Excel perfect aan op andere processen, zoals budgettering, waardoor u één uniforme omgeving houdt voor alle financiële analyses.